BLOG.TRIBUNJUALBELI.COM- Jasa Event Organizer (EO) memegang peran penting dalam menyukseskan acara baik pernikahan, pameran, konser, dan seminar, mereka berperan penting sebagai perancang acara, pelaksana acara, penyusun acara, problem solver, dan bahkan pengelola acara itu sendiri dari pra hingga pasca.
Berikut terdapat beberapa peran penting dalam event organizer:
1. Perancangan konsep dan tema acara
Berdasarkan informasi atau keinginan konsep acara oleh klien, tim EO mulai merencanakan ide kreatif dan mengubah ide atau visi klien menjadi konsep acara yang terstruktur dan realitas, langkah awal yang dilakukan oleh EO yaitu mereka meriset tentang trend terbaru dan meriset pasar untuk menyajikan konsep acara yang segar dan relevan, target audiens, dan tujuan acara tersebut.
Selanjutnya tim EO dapat menentukan pemilihan tempat dengan menentukan faktor-faktor seperti kapasitas, fasilitas, aksesibilitas, dan ketersediaan vendor, rencana anggaran, timeline,hingga membuat rundown secara efektif, dan harus terkonsep secara matang.
2. Pengelolaan waktu dan anggaran
Mengelola waktu dan anggaran dalam sebuah acara merupakan persoalan yang kompleks dalam pelaksanakannya, EO memiliki keahlian yang tepat dalam menajamen waktu, membuat timeline kinerja, serta memastikan setiap tahapan acara berjalan sesuai rundown acara yang telah ditentukan, selain itu mereka ahli dalam mengelola anggaran dengan efisien dan mampu mengalokasikan dana secara efektif.
maksimal tanpa melebihi batas yang ditetapkan dari awal, hal ini membantu klien guna menghindari budget yang tidak perlu dan memastikan semua kebutuhan acara terpenuhi tanpa mengurangi kualitas pada acara yang diselenggarakan.
3. Jaringan dan koordinasi dengan vendor
Event organizer memiliki jaringan vendor profesional yang sudah terverifikasi mulai dari sound system, cathering, dekorasi, pencahayaan, hingga pengisi acara, dengan jaringan ini mereka dapat harga yang baik dan kualitas layanan yang terjamin karena biasanya sudah disaring dengan pernah bekerja sebelumnya dengan vendor tersebut.
Koordinasi dalam proses untuk mengatur seluruh pekerjaan antara semua vendor secara harmonis, dan EO bertindak sebagai koordinator yang mengatur semua vendor menyelesaikan tugas mereka sesuai timeline yang telah ditentukan.
4. Manajemen resiko dan solusi yang cepat
Di hari-H banyak hal tak terduga yang sering terjadi, dan pada hal tersebut EO bertugas untuk solusi cadangan seperti halnya jika salah satu vendor memiliki permasalahan terlambat datang atau ada permasalahan internal, maka tugas EO harus mencari pengganti vendor lain dalam koneksi mereka untuk meminimalkan dampak negatif pada acara, dengan begitu EO memiliki kemampuan koordinasi yang baik dengan cepat menemukan solusi alternatif dan menunjukan kemampuan problem-solving yang hanya dimiliki oleh EO profesional.
5. Pelaksanaan dan koordinasi acara di hari-H
Pada hari acara berjalan EO memiliki tugas yang sangat krusial, mereka memiliki tugas untuk bertanggung jawab penuh terhadap berjalannya acara secara lancar, mulai dari memastikan vendor datang secara tepat waktu, mengkoordinasi tim di lapangan, pengawasan teknis secara langsung, hingga mengelola alur acara pada timeline yang telah dibuat.
6. Promosi acara
Event organizer memiliki tugas dalam mempromosikan acara dan strategi pemasaran jika acara tersebut berbentuk publik seperti konser maupun seminar, mereka membantu menyebarkan informasi melalui target audiens yang telah dipetakan melalui medioa soisal maupun media konvensional, untuk memastikan acara tersebut diketahui banyak orang dan memenuhi target yang telah ditentukan. (*)
(nindya/tribunjualbeli.com)
